Melyik ügyfélnél, melyik évben, melyik dokumentumban volt az az adat? A VI-Share gyors keresési funkciójával másodpercek alatt megtalálja, amit keres.
Miért kritikus egy ügyfélportálnál a jó keresés?
Egy több éve működő könyvelő-, jogi- vagy tervezőiroda dokumentumtára könnyen több ezer fájlra duzzad. Ha egy rendszerben csak mappáról mappára böngészve lehet megtalálni egy adott szerződést, számlát vagy tervrajzot, az percekbe, rosszabb esetben félórákba kerül — miközben az ügyfél a telefonban vár a válaszra.
A „Vajon melyik mappában volt az az anyag?” típusú kérdés a leggyakoribb időrabló egy irodai adminisztrációban, és pontosan ez az a probléma, amit a VI-Share keresési funkciója megszüntet.
Hogyan működik a keresés a VI-Share-ben?
A VI-Share úgy épült fel, hogy minden dokumentum könnyen kereshető formában legyen elérhető:
- gyors keresés minden dokumentum között, cégen és mappaszerkezeten átívelően
- szűrés ügyfélcég, dátum, kategória (címke) vagy dokumentumtípus szerint
- előnézeti funkció, amellyel a fájl megnyitása nélkül is ellenőrizhető, hogy a megfelelő dokumentumot találta-e meg
- a hozzáférési napló (audit) segítségével visszakereshető az is, hogy egy adott dokumentumhoz ki, mikor fért hozzá
Miért jobb ez, mint egy hagyományos fájlrendszer vagy email-postafiók?
Egy email-postafiókban a keresés a tárgyra és a feladóra korlátozódik, egy hagyományos felhőben pedig a fájlnévre. A VI-Share-ben a strukturált, jogosultság-alapú tárolás miatt a keresés sokkal célzottabb lehet: nem kell tudni a pontos fájlnevet, elég tudni, hogy melyik ügyfélről, melyik időszakról vagy melyik kategóriáról van szó.
Kinek a legértékesebb ez a funkció?
- Könyvelőirodáknak, ahol egy adóellenőrzés vagy egy ügyféli kérdés miatt gyakran kell visszakeresni egy évekkel korábbi bizonylatot
- Jogi irodáknak, ahol egy peres ügy előkészítéséhez pontosan vissza kell tudni keresni a kapcsolódó dokumentumokat
- Mérnök- és tervezőirodáknak, ahol egy korábbi projekt tervrajzait gyakran elő kell venni egy új megbízáshoz
GYIK a VI-Share keresési funkciójáról
Mennyire gyors a keresés a VI-Share-ben? A VI-Share úgy lett kialakítva, hogy minden dokumentum azonnal, gyorsan kereshető legyen, függetlenül attól, hány ügyfélcéghez és mappához van hozzáférése a felhasználónak.
Szűrhetek dátum vagy kategória szerint? Igen, a keresés szűkíthető ügyfélcég, dátum, kategória (címke) és dokumentumtípus szerint is.
Meg tudom nézni egy dokumentumot anélkül, hogy letöltöttem volna? Igen, a VI-Share előnézeti funkciója lehetővé teszi a dokumentum tartalmának megtekintését letöltés nélkül is.
Visszakereshető, ki fért hozzá egy adott dokumentumhoz? Igen, a hozzáférési napló (audit funkció) pontosan visszakövethetővé teszi, mely felhasználó, mikor, milyen dokumentumhoz fért hozzá.
Ne keressen többé mappáról mappára. Próbálja ki a VI-Share gyors keresési funkcióját ingyen egy hónapig. Kipróbálom ingyen →
